Breve guía para un exitoso inventario de activos fijos.

wConoce la planta en papel, toma el plano de distribución o Lay-Out como guía. Separa por edificios, asignándole nombre y número siguiendo el plano de acuerdo a las manecillas del reloj.

Ejemplo de inicio de Inventario

Haz un recorrido por las instalaciones:
Con un plan de trabajo establecido de antemano se hará el recorrido por la planta.

Recomendaciones para la toma física de datos.

  1. De alguna ú otra manera la propiedad debe ser inventariada, descrita y usualmente inspeccionada personalmente.
  2. Organizar el inventario mediante la clasificación de activos relacionados entre sí.
  3. El grado de detalle con que se haga el avalúo deberá ser de conformidad con los requisitos preestablecidos para el trabajo.
  4. El levantamiento o inventario se hará describiendo los activos con todo detalle para permitir una adecuada asignación de
  5. precios y que sea de la satisfacción del cliente; además de esforzarse por hacer una buena escritura sin borrones ni tachaduraspara facilitar la captura.
  6. Dependiendo del bien a valuar o a inventariar harás la descripción, de tal manera que no dejes pasar ningún detalle al realizar el levantamiento, tales como medidas, capacidades, números de serie, modelo, marca, etc.

Ejemplo: Si tienes que tomar datos de máquinas herramientas, la información que deberás recabar es:

  •  Nombre de la máquina. Vgr. «Torno Paralelo Horizontal».
  • Marca
  • Modelo
  • Serie
  • Año de fabricación
  • Capacidad, transmisión, motor, etc.
  • Bancada (mm)Volteo (mm)
  • Distancia entre puntos (mm)
  • Calificación del estado físico

 

El inventario de activos fijos y su importancia

El propósito del inventario es recopilar información relevante que describa de manera plena los activos de tal forma que al realizar una consulta esta refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes al caso.

Las premisas de un inventario físico son:

  1. El inventario de activos fijos no es una actividad menor.
  2. La logística del inventario debe estar basada en el profundo conocimiento del proceso de producción de la empresa en cuestión.
  3. El levantamiento o inventario se hará describiendo los activos con todo detalle.
  4. La planeación y diseño de la estructura de la base original de datos será determinante en el resultado final.

No todos los activos son iguales.

Se debe de considerar el contar con la asesoría especializada al momento de realizar un inventario. No es lo mismo tomar datos físicos de los activos de una universidad, que básicamente lo que encontraríamos sería mobiliario y equipo de oficina, que realizar el inventario de una planta química, por ejemplo.

Las características físicas que describen a uno y otro activo son totalmente de naturaleza distinta. Por supuesto que la regla que dice que «todo activo deberá de describirse con marca, modelo, serie y capacidad», no está demás. Sin embargo, el énfasis debe estar en la especialización del personal que realizará la tarea del inventario para que de por resultado una codificación inteligente de la información.

El inventario tendrá mejor calidad de información si lo realiza conforme al criterio de la Unidad Mínima Indivisible.

Se entiende como “Unidad Mínima Indivisible” [1] aquella unidad de maquinaria integrada por el equipo propiamente dicho, accionado por un determinado mecanismo o transmisión, seguido, en su caso, de equipos o instalaciones menores, así como su ingeniería, directamente relacionados con este equipo, como son: instalaciones de ingeniería civil, mecánica, eléctrica, bombas, válvulas, tuberías, instrumentos, etc., y que por lo tanto definan una capacidad productiva. No se deben incluir aquellas refacciones o partes no instaladas, cuando éstas se encuentren formando parte del almacén de refacciones o hayan sido ya cargadas a resultados. [1]  Boletín 11-18 CNBV